Pentingnya Menggunakan Aplikasi Absensi Bagi Perusahaan Dimasa WFO dan WFH

Matamata.com - Tantangan masa pandemi tampaknya memang benar-benar menguji manusia di dunia dalam segala bidang. Apalagi pandemi berlangsung lama dan membuat pandangan manusia tentang pekerjaan pun berubah.

Pada awalnya bekerja dari rumah atau Work From Home (WFH) masih sulit dilakukan. Lama-lama jadi semakin terbiasa, bahkan banyak pekerja kantoran yang justru memilih WFH permanen. Apalagi saat ini absen hadir online buat karyawan sudah bisa dilakukan dengan mudah.

Terlepas dari jenis pekerjaan yang dilakukan, Work From Home (WFH) dan Work From Office (WFO) mempunyai kesan tersendiri. Dibandingkan dengan sebelum-sebelumnya, pekerja lebih tertarik dengan sistem hybrid working. Hybrid working adalah sistem penggabungan antara sistem WFO dan WFH, bisa selang seling dalam setiap minggunya.

Baca Juga:
Boy William Jenguk Ayu Ting Ting di RS, Netizen Dibikin Baper: GWS Mantan Musuh

Saatnya Kembali WFO dengan Suasana Baru

Kebijakan untuk WFH sudah membantu mengurangi penyebaran pandemi. Tapi, sistem ini sebenarnya tidak direncanakan permanen dan tidak bisa berlaku untuk semua jenis profesi. Beberapa profesi memang tidak bisa menggunakan WFH, bahkan harus bekerja di lapangan.

Contoh pekerjaan yang tidak bisa WFH antara lain; pemadam kebakaran, dokter, sopir, karyawan bank, nelayan, pengawas rel kereta, petugas bandara, dan masih banyak lagi.

Baca Juga:
Regi Datau Maikn Romantis di Tengah Isu Selingkuh, Aksi Suapi Ayu Dewi Dinilai Kontras dengan Sikap Dinginnya

Entah itu WFO atau kerja lapangan setelah pandemi harus menerapkan aturan yang lebih ketat. Khususnya untuk memperhatikan protokol kesehatan. Pastikan juga bahwa Anda sudah mendapatkan vaksin.

Sekitar dua tahun yang lalu, ketika baru mulai WFH, umumnya pekerja kantoran harus beradaptasi. Sampai pada saatnya WFH menjadi hal yang biasa dan justru akan butuh upaya lagi untuk kembali ke kantor. Supaya perubahan dari WFH ke WFO lancar, ada hal-hal yang haru disiapkan.

Pentingnya Aplikasi Absensi Bagi Perusahaan WFO dan WFH

Baca Juga:
Juragan 99 Digarap Polisi Hari Ini, Kasus Apa?

Yang terpenting tetap bisa koordinasi pekerjaan sebaik mungkin. Mulai dari hal teknis yang bersifat rutinitas, sampai dengan evaluasi berkala akan tetap terlaksana. Asal ada koneksi internet yang lancar, maka banyak pekerjaan akan menjadi lebih mudah dilaksanakan. Termasuk untuk mengelola kehadiran, yaitu aplikasi absensi kehadiran secara online melalui gadget yang dimiliki.

Saat ini, kondisi di luar sana mungkin saja bersifat fluktuatif dan dalam beberapa hal banyak hal mengejutkan. Tapi, akan lebih baik jika fokus kepada hal-hal yang bisa kita kendalikan. Untuk memilih sistem WFO atau WFH, manajemen di perusahaan sesuaikan dengan kebutuhan.

Selama karyawan yang bekerja jarak jauh bisa responsif dan tetap menjaga koneksi, WFH bisa dilakukan secara berkelanjutan. Di beberapa negara maju seperti Amerika Serikat, WFH permanen bisa diterapkan seperti di perusahaan Microsoft. Selain absen hadir online, apa yang membuat WFH tetap efektif?

Baca Juga:
Nycta Gina Sebut Pria Bernama Rizky Semakin Meresahkan: Sewa Rumah Buat Burung-burungnya

Pihak perusahaan sudah harus menyiapkan sistemnya sejak awal, apa saja yang dibutuhkan setiap divisi untuk WFO dan WFH. Misalnya untuk mencatat kehadiran, mengatur hak cuti, dan perizinan yang terpusat. Bagi masing-masing karyawan, pastikan untuk memiliki rencana kerja atau to-do-list setiap hari dan tentu saja dilengkapi dengan laporan kerja yang terperinci.

Manfaat Menggunakan Aplikasi Absensi

Jika dibandingkan dengan sistem manual, aplikasi absensi lebih menguntungkan perusahaan karena memiliki kelebihan berikut:

1. Minim Kecurangan

Kini telah tersedia aplikasi absensi menggunakan teknologi Global Positioning System (GPS) dan biometrik sehingga dapat memverifikasi kehadiran karyawan di suatu secara real–time.

Foto wajah yang telah tertangkap oleh kamera handphone akan dicocokkan dengan data karyawan yang tersimpan di sistem. Sedangkan informasi posisi karyawan akan muncul sesuai dengan titik keberadaan yang terlacak oleh GPS.

Dengan sistem absensi online, karyawan atau siapa pun tidak mungkin melakukan manipulasi atau mengubah data absensi, karena data digital tersebut dienkripsi dan tersimpan aman di server penyedia aplikasi.

2. Membuat Karyawan Lebih Produktif

Dengan aplikasi absensi, karyawan yang bekerja di luar kantor bisa menghemat banyak waktu tanpa perlu datang ke kantor hanya untuk absen lalu kembali lagi ke tempat mereka bertugas.

Sehingga, daripada membuang waktu di jalan, karyawan bisa lebih produktif dengan fokus di tempat mereka bekerja dan mencatatkan kehadiran lewat aplikasi.

3. Lebih Efisien dari Segi Biaya

Absensi online tidak membutuhkan perangkat fisik mesin absensi dan pemasangan sistem seperti fingerprint, sehingga akan menghemat pengeluaran perusahaan dalam hal instalasi dan biaya perawatan (maintenance).

Misalnya, perusahaan mempekerjakan sales di banyak supermarket atau department store, maka Anda tidak perlu membeli dan memasang mesin pencatat kehadiran di setiap tempat mereka bekerja.

Dengan aplikasi absensi, Anda cukup mendaftar, mengunduh aplikasi, dan menggunakannya lewat smartphone berbasis OS Android atau iOS. Karyawanmu bisa melaporkan kehadirannya dengan swafoto di telepon genggam mereka yang sudah terpasang aplikasi dan telah terdaftar di sistem.

4. Memudahkan Analisa Data Kehadiran

Aplikasi absensi karyawan memberikan informasi kehadiran karyawan real-time. Sambil meeting di kantor, Anda bisa mengetahui saat itu juga karyawan yang tidak masuk hari ini. Bahkan, saat Anda bertugas di luar kantor, Anda bisa memantau siapa dan berapa orang yang pagi ini datang terlambat.

Dengan aplikasi absensi online, Anda tidak butuh lagi rekap absensi periodik saat membutuhkan data kehadiran karyawan. Informasi real-time sangat berguna jika Anda ingin menganalisa data absensi untuk mengambil keputusan yang sifatnya mendesak.

Empat kelebihan aplikasi absensi online di atas, bisa Anda temukan di aplikasi Talenta. Aplikasi ini memiliki banyak fitur keren yang memudahkan Anda memantau absensi karyawan di berbagai tempat tanpa repot dan bisa dilakukan kapan saja.

Rekap Absensi Karyawan Lebih Akurat dengan Aplikasi Absensi Ini

Sebagai divisi yang bertanggungjawab dalam pengelolaan sumber daya manusia perusahaan, salah satu tugas utama HR adalah merekap data absensi karyawan dan membuat laporan kehadiran setiap bulannya.

Rekap melalui aplikasi absensi karyawan berkaitan dengan keberlangsungan bisnis, sebab informasi yang dimuat akan membantu Anda dalam memastikan operasional perusahaan sudah dijalankan dengan benar, mengukur produktivitas karyawan, serta memastikan karyawan menerima upah tepat waktu.

Meski menjadi rutinitas tetap bulanan, ternyata tidak menjamin aktivitas rekapitulasi tersebut bisa dilakukan dengan lancar, lho. Penerapan sistem absensi dan sistem pelaporan karyawan yang tidak tepat akan menyulitkan pekerjaan Anda. Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut.

Kegunaan Rekap Absensi Karyawan

Banyak kegunaan dalam rekap absensi karyawan, oleh karena itu harus dilakukan dengan benar dan akurat, di antaranya:

1. Melacak Kehadiran Karyawan

Setiap waktu datang dan pulang, karyawan wajib melakukan absensi sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Melalui rekap absensi, Anda akan mengetahui siapa yang datang tepat waktu, terlambat, pulang lebih cepat dan yang lembur. Anda juga bisa menghitung jumlah hari ketidakhadiran sebagai pedoman dalam mengelola kehadiran karyawan agar tetap stabil.

2. Menghitung Jumlah Jam Kerja

Karena rekap absensi disajikan secara periodik, Anda dapat menghitung total jam kerja karyawan, lalu menganalisisnya terhadap capaian target kerja mereka setiap bulan.
Hal tersebut dilakukan agar Anda bisa mempertimbangkan dan mengalokasikan beban kerja yang sesuai dengan karyawan berdasarkan informasi yang disajikan.

3. Sebagai Acuan Perhitungan Gaji dan Tunjangan

Rekap kehadiran karyawan memuat informasi yang menjadi indikator dalam perhitungan upah karyawan. Misal, terdapat data jumlah hari ketidakhadiran karyawan dan hari lembur, sehingga perhitungan gaji dan tunjangan dapat mengacu pada data tersebut.

4. Kendala Pengelolaan Rekap Absensi

Aktivitas rekap absensi karyawan menuntut Anda untuk bekerja cepat dengan hasil akurat. Namun, pekerjaan Anda bisa terkendala karena beberapa faktor:

5. Jumlah Karyawan yang Banyak

Rekap data untuk usaha yang kecil lebih mudah dilakukan karena jumlah karyawannya sedikit. Lantas bagaimana dengan perusahaan skala besar?

Pemilihan cara menghitung absensi karyawan menggunakan Excel biasa akan menyulitkan pekerjaan Anda dalam merekap, karena rawan kesalahan hitung dan menghabiskan banyak waktu.

6. Data Kehadiran Kurang Akurat

Saat melakukan rekap, Anda kerap menemui data kehadiran yang tidak valid. Penyebabnya adalah penerapan sistem absensi yang memberikan celah bagi karyawan untuk memalsukan data kehadiran mereka.

Hingga saat ini, absensi yang populer digunakan adalah absensi karyawan manual, absen fingerprint, hingga absensi digital. Setiap sistem tersebut rawan dicurangi, bahkan belakangan marak penggunaan aplikasi fake GPS untuk memalsukan lokasi kehadiran pada absensi digital.

Bagaimana Cara Aplikasi Absensi Talenta Bekerja?

Karyawan yang telah didaftarkan perusahaan di Talenta by Mekari dapat melaporkan kehadiran mereka dengan swafoto menggunakan kamera depan di smartphone.

Sistem Talenta akan mencocokkan data wajah karyawan dan lokasi absen. Setelah cocok atau foto tersebut valid, sistem akan menerima informasinya untuk kemudian menyimpan data kehadiran tersebut secara real-time sehingga Anda bisa mengaksesnya saat itu juga.

Keuntungan lainnya, Anda juga bisa mencoba sistem absensi Talenta yang terintegrasi dengan payroll software Jurnal. Rasakan pengalaman mengelola administrasi HR, dari mulai data kehadiran karyawan, hitung gaji, BPJS, PPh 21, lembur, hingga reimbursement dengan menggunakan Talenta dan Jurnal.

Kesimpulan

Pada dasarnya, antara sistem kerja WFO dan WFH memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Memang, tidak ada 1 solusi yang bisa cocok bagi semuanya dalam menemukan solusi yang mendukung karyawan.

WFO akan mempermudah koordinasi perusahaan, sebagaimana hari-hari biasanya sebelum pandemi. Hanya saja, effort yang dilakukan juga lebih besar, baik dari sisi karyawan maupun perusahaan sendiri yang akan mengeluarkan biaya operasional yang lebih besar.

Ada hal yang harus disiapkan juga ketika harus bertransisi antara WFH ke WFO, begitu juga sebaliknya. Berdasarkan data, karyawan WFH menjalani jam kerja lebih panjang dan beberapa risiko lainnya.

Selain masalah jam kerja, karyawan WFH juga mengalami risiko lain yang bisa terjadi. Meskipun faktanya pada praktiknya hal ini bisa dibuat fleksibel.

Rekomendasi Aplikasi Absensi Terpercaya

Aplikasi absensi dari Talenta hadir untuk perusahaan Anda yang kini menerapkan WFO maupun WFH. Talenta merupakan aplikasi payroll berbasis HRIS (Human Resources Information System) yaitu sejenis perangkat lunak untuk membantu HR dengan mengintegrasikan pengelolaan berbagai data karyawan.

Adapun beberapa kelebihan dari software HRIS di antaranya adalah:

1. Semua data dalam sistem HRIS sudah terintegrasi dan memiliki tingkat keakuratan yang tinggi. Hal ini tentu saja dapat mengurangi terjadinya human error atau kesalahan dalam perhitungan.

2. Memiliki fitur layanan mandiri yang dapat menghemat waktu HR dalam melakukan tugas dan pekerjaannya karena karyawan sudah bisa memasukkan data, mengubah, bahkan mengambil data mereka sendiri tanpa menunggu lagi oleh pihak HR.

3. Terdapat pula sistem penjadwalan tugas, misalnya penilaian kinerja karyawan dan tenggat waktu penggajian.

Untuk mencobanya secara gratis, Anda bisa langsung mengunjungi website https://talenta.co. Anda pun bisa melihat dulu apa saja fiturnya di sini!