10 Hal yang Wajib Diperhatikan Saat Memilih Software Payroll

Matamata.com - Software HRIS untuk mengurus payroll bukan lagi tool yang asing di era digital ini, terutama bagi perusahaan-perusahaan besar yang harus mengelola sekian banyak karyawan. Peran software HRIS untuk payroll terbaik, yaitu untuk membantu pekerjaan bagian HR dalam mengelola gaji para pekerja dapat terlaksana dengan adanya sistem yang sudah terintegrasi sehingga dapat memudahkan proses pengelolaan dan perhitungan gaji karyawan.

Maka dari itu, dengan menggunakan software payroll terbaik seperti Talenta, Anda dapat menyederhanakan berbagai proses administrasi, seperti penggajian, dan PPh 21. Selain itu, proses penggajian karyawan akan dapat terlaksana dengan efisien melalui sistem yang terotomatisasi. Simak artikel berikut untuk mengetahui tentang software HRIS untuk payroll terbaik lebih lanjut lagi.

Mengapa Perusahaan Anda Harus Menggunakan Software Payroll Terbaik?

Baca Juga:
Sebut Bunda Corla Teman Mendiang Olga Syahputra, Mak Vera: Oh Ini Dia Orangnya yang Diceritain!

Mungkin Anda bertanya-tanya, seberapa pentingnya menggunakan Software ini bagi suatu perusahaan. Namun, penting bagi Anda untuk mencari tahu dan menggali informasi lebih lanjut sebelum memutuskan software payroll terbaik yang paling cocok dengan perusahaan atau bisnis yang Anda jalankan. Beberapa manfaat yang dapat Anda peroleh dari penggunaan Software Payroll untuk urusan penggajian, yaitu:

1. Proses mengelola absensi karyawan yang menjadi lebih mudah dengan adanya fitur pelacakan biometrik otomatis & pengenalan wajah dengan fitur GPS dalam satu perangkat yang sama untuk memudahkan absensi di mana saja;

2. Lalu, Anda dapat menyederhanakan proses permintaan lembur, persetujuan, serta pemeriksaan data yang terintegrasi penuh dengan berbagai software cerdas lain yang dapat Anda kustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan; serta

Baca Juga:
Pentingnya Menggunakan Aplikasi Absensi Bagi Perusahaan Dimasa WFO dan WFH

3. Kemudian, Anda juga akan mendapatkan kemudahan dalam melacak daftar hadir karyawan. Sehingga, laporan absensi dapat Anda hasilkan dalam hitungan detik saja.

Beberapa Fitur Software Payroll Terbaik

Setelah mengetahui apa saja manfaat yang Anda dapatkan dari menggunakan software payroll terbaik, sistem yang dapat terintegrasi dengan Sistem Talent Manajemen untuk penilaian kinerja setiap karyawan perusahaan ini juga memiliki fitur-fitur canggih yang akan berperan penting dalam manajemen data bagi staf HR dalam perusahaan Anda. Fitur-fitur dari software ini dapat Anda lihat pada bagian di bawah ini.

Baca Juga:
Hujat Nora Alexandra Terima Endorse Bikini saat Suami Dipenjara, Akun Netizen Ini Malah Jadi Bulan-bulanan

1. Otomatisasi absensi

Lamanya update data proses absensi yang sering terjadi dalam perusahaan-perusahaan yang tidak memakai sistem ini dapat terbantu dengan penggunaan Talenta Program ini dapat memantau dan merekam semua data yang berkaitan dengan kehadiran karyawan. Sehingga, program ini dapat membuat laporan absensi dalam hitungan menit saja.

2. Keamanan bertingkat

Baca Juga:
Boy William Jenguk Ayu Ting Ting di RS, Netizen Dibikin Baper: GWS Mantan Musuh

Adanya kemungkinan bocornya data karyawan ke pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab pun menjadi kekhawatiran tersendiri bagi perusahaan dan karyawan-karyawannya. Dengan Talenta, Anda dapat menghilangkan adanya risiko kebocoran data dengan menyimpan semua data terkait karyawan di server cloud dengan keamanan bertingkat yang tersedia di dalam sistem.

3. Pengelolaan yang mudah

Namun, kerumitan dalam mengoperasikan sistem payroll sering kali menjadi hambatan bagi para karyawan. Jangan khawatir, Talenta memiliki desain yang sederhana dan simpel. Sehingga, memudahkan untuk mendapat notifikasi terbaru tentang kontrak kerja karyawan yang hampir habis masa berlakunya. Hal ini akan memudahkan manajer SDM untuk mengambil tindakan.

4. Multi-approval

Terakhir, sulitnya proses pengajuan cuti secara manual dapat menjadi suatu masalah bagi karyawan Anda. Karyawan dapat menghindari proses pengajuan cuti yang berbelit-belit melalui penggunaan Talenta Anda juga akan mendapatkan pembaruan tentang sisa cuti perusahaan Anda secara real-time hanya dengan mengakses sistem ini.

Hal yang Wajib Diperhatikan Saat Memilih Software Payroll

1. Software Berbasis Cloud

Sistem penggajian merupakan aktivitas terpenting dalam manajemen HR. Jadi sebaiknya Anda menggunakan Software berbasis cloud, karena memungkinkan Anda untuk mengakses dan melakukan update sistem Anda kapan saja, melalui perangkat apapun selama tersedia internet. Akan lebih baik lagi kalau Anda juga dapat mengakses sistem penggajian melalui smartphone. Sehingga data penggajian dapat diakses lebih mudah kapan pun Anda membutuhkannya.

2. One Click Payroll

Software Payroll yang Anda pilih harus bisa melakukan perhitungan gaji beserta komponen yang mempengaruhinya, seperti perhitungan BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, PPh 21, cuti, lembur, dan tunjangan lainnya secara otomatis. Dengan demikian, Anda bisa memproses penggajian secara lebih mudah dan akurat hanya dengan satu klik. Anda juga perlu mempertimbangkan Software Payroll yang juga dapat memproses slip gaji secara otomatis.

3. Sesuai dengan Regulasi Pemerintah

Peraturan pemerintah terkadang mengalami perubahan dan pembaharuan. Pastikan Software Payroll yang Anda pilih dapat menyesuaikan perubahan peraturan pemerintah secara otomatis. Jadi Anda tidak perlu melakukan update secara manual jika terjadi perubahan regulasi.

4. Laporan Penggajian Otomatis

Laporan penggajian merupakan dokumen penting bagi HR, karena berperan besar dalam analisis anggaran karyawan. Pastikan Software Payroll dapat memberikan kemudahan dalam menghasilkan laporan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

5. Integrasi

Sebelum memutuskan Software Payroll yang akan digunakan, pastikan aplikasi tersebut dapat diintegrasikan dengan fitur lainnya. Misalnya, dalam perhitungan penggajian Anda perlu memproses data absensi atau lembur. Sehingga diperlukan integrasi antara data absensi dan perhitungan komponen gaji. Jika Software Payroll bisa melakukan integrasi tersebut, akan membuat proses penggajian di perusahaan lebih simpel.

6. Hak Akses Pengguna

Data penggajian sangat rahasia, tetapi dalam proses penggajian melibatkan tim untuk bekerja sama. Idealnya, Software Payroll yang baik memiliki fitur yang dapat mengatur hak akses pengguna, sehingga data-data yang bersifat rahasia hanya dapat diakses oleh karyawan yang berwenang. Dengan kemampuan ini, Anda dapat berkolaborasi dengan tim lain dengan mudah tanpa khawatir akan kebocoran informasi pribadi karyawan.

7. Keamanan

Data penggajian menyimpan informasi pribadi yang memiliki risiko penyalahgunaan. Perusahaan perlu memastikan Software Payroll yang digunakan sudah menggunakan standar keamanan kelas dunia seperti two factor authentication dan battle tested encryption.

8. Employee Self Service

Seringkali HR harus mengerjakan tugas-tugas repetitif seperti menjawab pertanyaan karyawan tentang cuti atau informasi perusahaan lainnya. Employee Self Service memungkinkan HR untuk meningkatkan pengalaman karyawan dalam mengakses data pribadi mereka secara mandiri. Melalui Employee Self Service, pada umumnya karyawan dapat mengunduh slip gaji, jadwal kerja, mengajukan cuti, dan mengakses sisa saldo cuti.

9. Biaya Transparan

Pastikan biaya yang akan Anda keluarkan dalam penggunaan Software Payroll. Idealnya, Anda perlu mengetahui berapa biaya operasional dengan jumlah karyawan Anda saat ini, dan perkiraan pertambahan biaya seiring dengan pertumbuhan perusahaan. Anda juga perlu mempertimbangkan biaya untuk fitur-fitur tambahan, jika dibutuhkan. Dengan demikian Anda dapat menentukan apakah Software Payroll yang Anda pilih sudah sesuai dengan anggaran perusahaan. Penting juga bagi perusahaan untuk memastikan tidak ada biaya-biaya tersembunyi di masa mendatang.

10. Customer Service

Meskipun Software Payroll mempermudah proses penggajian, tetapi terkadang ada penyesuaian fitur yang membutuhkan support dari penyedia layanan. Pastikan Software Payroll yang jadi pilihan Anda menawarkan layanan pelanggan melalui telepon, email, dan live chat, sehingga Anda akan selalu mendapatkan bantuan yang Anda butuhkan. Selain itu, adanya help center yang komprehensif juga sangat mendukung sebagai referensi saat Anda membutuhkan bantuan.

4 Software Payroll Terbaik untuk Perusahaan Anda

Di sini, terdapat empat Software Payroll terbaik yang dapat menjadi pertimbangan dalam menentukan Software Payroll yang paling cocok dengan perusahaan Anda. Simak penjelasannya lebih lanjut pada tulisan di bawah ini.

1. Talenta

Talenta adalah sistem payroll terbaik dari Talenta sebagai perusahaan penyedia Software ERP terbaik di Indonesia. Sistem dengan user interface yang simpel sehingga dapat memudahkan pengoperasian sistem ini dapat memberikan banyak kemudahan dalam sistem administrasi bidang HR perusahaan Anda. Dengan sistem pembaruan data otomatis yang ada dalam program, Anda tak perlu repot untuk meng-update data absensi karyawan karena sudah berjalan secara otomatis, yang mana akan sangat memudahkan dalam proses monitoring daftar hadir karyawan.

Selain itu, dengan sistem yang dapat terintegrasi dengan berbagai sistem lain, proses melacak data administratif seperti permintaan cuti dan reimburse dapat diproses secara cepat dan praktis tanpa harus melewati alur pengajuan yang tiada habisnya jika tidak dibantu software ini.

Sistem yang terpusat juga memudahkan Anda untuk mengelola seluruh data karyawan hanya dalam satu sistem sederhana. Tak lupa, seluruh dokumen milik karyawan dapat Anda akses dengan sangat mudah karena hanya harus melakukannya dalam satu aplikasi.

2. Xero

Xero adalah cloud-based software akuntansi untuk menjalankan urusan keuangan perusahaan, mulai dari urusan inventaris dan invoice. Dengan range harga antara $20/bulan hingga $40/bulan untuk pasar Indonesia, target pasar Xero adalah untuk kelas usaha kecil sampai menengah. Kelebihannya, yaitu mudahnya proses pembayaran bulanan dan tersedianya rincian keuangan agar perusahaan bisa lebih mudah dalam memonitor pengeluaran. Lalu, lengkapnya pencatatan aktivitas pengeluaran dan pemasukan, Xero juga memiliki tingkat keamanan bertingkat sehingga aman dari upaya penggelapan.

3. OnPay

Lalu, ada Onpay, yaitu Software Payroll yang memudahkan pengusaha kecil hingga menengah dari segi daily-use. Sistem berbasis cloud ini dapat memudahkan penggunanya dalam proses pembayaran dan pengeluaran keuangan serta proses bagian perpajakan dapat dengan mudah dilaksanakan. Kelebihan yang tersedia dalam program dari OnPay terlihat dari segi manajemen yang lebih efisien. Sehingga, para staf lebih mudah dalam mengoperasikan OnPay. OnPay juga menyediakan fasilitas penggunaan tak terbatas untuk melakukan aktivitas pembayaran tanpa perlu membayar biaya tambahan lagi.

4. Patriot Payroll

Patriot Payroll adalah Software Payroll yang fitur-fiturnya bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan kecil hingga kelas menengah. Dengan kemudahan dalam mengurus invoice serta menghitung gaji para karyawan. Perusahaan juga dapat mengatur proses pembayaran kepada pihak kontraktor dan vendor selama menjalankan proses bisnis. Dengan harga software yang lebih murah, Patriot Payroll ini termasuk mudah digunakan bagi para pemula. Meskipun harganya terjangkau, Patriot Payroll memiliki sistem keamanan yang tinggi dan sudah teruji dengan lapisan firewall. Hal ini berguna untuk menjaga data milik perusahaan.

Kesimpulan

Setelah mengetahui seluk beluk Software Payroll serta manfaat dan fitur-fitur yang ditawarkan Software Payroll terbaik di Indonesia, keputusan untuk menggunakan Software Payroll kembali kepada kebutuhan perusahaan dan bisnis Anda.

Software Payroll Mekari Talenta yang dibuat dengan user interface yang sederhana dan praktis untuk memberikan kemudahan administrasi HR perusahaan, dapat menjadi pilihan terbaik bagi perusahaan Anda. Sistem yang dapat diintegrasikan dengan Software Rekrutmen untuk mengotomatiskan screening CV ini dapat membantu bisnis Anda sehingga memudahkan proses pengelolaan segala urusan terkait bidang HR dalam perusahaan Anda. Dapatkan demo gratis sekarang!